Настроить шаблон документа

В АСР LANBilling можно работать с различными типами документов: счетами, счетами-фактурами, актами и др. У каждого типа документов есть шаблон, в котором содержатся основные настройки: автонумерация, доступность для менеджеров и абонентов, параметры группировки и др. Вы можете добавить свои шаблоны или изменить под свои нужды те, что уже есть в системе.

1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Шаблоны документов и отчётов».

   

2. Кликните строку с шаблоном, который хотите настроить.

   

Основные параметры

1. Выберите, смогут ли менеджеры формировать этот тип документа — за это отвечает флаг «Скрыто для менеджеров».

   

2. Флаг «Доступно для клиентов» определяет, смогут ли абоненты просматривать и скачивать документы в личном кабинете.

   

3. Укажите, нужно ли включать НДС в суммы, на которые формируется документ.

   

4. В поле «Название» указан тип документа по умолчанию — вы можете изменить его.

   

5. Выберите валюту.

   

6. Каждому документу, который формируется в АСР LANBilling, система присваивает номер. Чтобы не задавать его каждый раз вручную, настройте автонумерацию. Сначала создайте шаблон нумерации, затем укажите его в шаблоне документа.

   

7. Укажите каталог, в который система будет сохранять сформированные документы.

   

Группировка

Если вы формируете большое количество документов, их удобно группировать — объединять в несколько файлов. Документы объединяются в группы по количеству или по почтовому индексу. Например, так их проще распечатывать и передавать курьерам для доставки. При этом каждый документ в отдельности тоже сохраняется в системе, его можно найти, сохранить или отправить.

• Если вы будете создавать документы вручную, система предложит настройки группировки из шаблона. Их можно изменить. После формирования группы документов можно будет скачать на компьютер.

• Если для документов настроена автогенерация, система сгруппирует их согласно настройкам шаблона. Группы документов можно будет скачать на компьютер.

Чтобы настроить группировку, следуйте этой инструкции.

1. В поле «Группировка» выберите, как разделять документы.

   • «Нет» — не использовать группировку.
   • «По количеству» — разделять на группы по несколько штук. Если выбрали этот вариант, укажите количество.
   • «По индексам» — разделять на группы в зависимости от почтового индекса. Это индекс из поля «Адрес доставки счетов» в карточке абонента.

2. Укажите каталог, в который система будет сохранять сгруппированные документы.

3. Выберите, как называть файлы с документами, которые сохраняются на диск.

   • «ID документа» — уникальный номер документа в АСР LANBilling.
   • «Почтовый код» — индекс из поля «Адрес доставки счетов» в карточке абонента.
   • «Номер договора» — в названии файла будет номер договора, для которого сформирован этот документ.
   

4. Сохраните шаблон.

   

Далее вы можете:

• настроить автоматическую генерацию документов;

• вручную создавать документы по этому шаблону — как по одному, так и сразу для нескольких абонентов.