Добавить шаблон документа

В LANBilling можно работать с различными типами документов: счетами, счетами-фактурами, актами и др. У каждого типа документов есть шаблон, в котором содержатся основные настройки: автонумерация, доступность для менеджеров и абонентов, параметры группировки и др. Вы можете изменить предустановленные шаблоны или добавить свои.

Предварительно подготовьте файл, затем добавьте шаблон в LANBilling.

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».

   

2. Нажмите «Добавить».

   

Общие сведения

1. Выберите класс документа. От него зависит, где в административном интерфейсе можно будет формировать документы.

   • Бухгалтерский документ: в разделе «Документы» — «Сформировать документы» и в карточке абонента на вкладке «Документы». Можно создать документ, только если его сумма больше нуля.

   • Пользовательский документ: в карточке абонента на вкладке «Документы».

   • Квитанция: в форме платежа — сразу после его проведения или позже.

   • Заявка: в разделе «HelpDesk» — «Заявки».

   • Учётная запись: в учётной записи и в карточке абонента на вкладке «Документы».

   • Выгрузка: в разделе «Документы» — «Сформировать документы».

   

2. Для классов «Бухгалтерский документ» и «Квитанция» выберите вид оплаты.

   • Без оплаты
   • Постоплата
   • Предоплата
   • Предоплата + услуги
   

3. Выберите файл с шаблоном.

   

4. Введите название шаблона.

   

5. Для классов «Пользовательский документ» и «Учётная запись» выберите, за какой отрезок времени будет формироваться документ.

   • Месяц — документ будет формироваться за отчётный период.
   • Период — при формировании документа можно будет задать произвольный временной интервал.
   • День — можно будет сформировать документ на конкретную дату.
   

6. Выберите, в каком формате выгружать файлы с документами.

   • Согласно шаблону — у документа будет расширение, настроенное в файле с шаблоном.
   • MS Word
   • MS Excel
   • HTML
   

7. Укажите, в какую папку сохранять сформированные отчёты.

   

8. Выберите, как называть файлы с документами, которые сохраняются на диск.

   • «ID документа» — в названии документа будет уникальный номер документа в LANBilling.
   • «Почтовый индекс адреса доставки счетов» — в названии документа будет указан индекс из поля «Адрес доставки счетов» в карточке абонента.
   • «Номер договора» — в названии файла будет номер договора, для которого сформирован этот документ.

   Для шаблонов с классом «Заявка» имя файла нельзя настроить. Таким файлам система проставляет в названии дату скачивания, например 20230324.doc.

   

9. Каждому документу, который формируется в LANBilling, система присваивает номер. Чтобы не задавать его каждый раз вручную, настройте автонумерацию. Если подходящего шаблона нумерации нет, сначала создайте его.

   

10. Выберите валюту.

    

11. Укажите организацию. Обратите внимание: в дальнейшем нельзя будет назначить этот шаблон другой организации.

    

12. Флаг «Документы доступны клиентам в ЛК» определяет, смогут ли абоненты просматривать и скачивать документы в личном кабинете.

    

13. В SQL-коде шаблона может быть настроена процедура, которая при формировании документа собирает данные о списаниях за месяц в разрезе договора.

    • Если в документе вам нужны данные о прошлых списаниях, установите флаг «Агрегировать списания прошлых периодов».

    • Если вы хотите добавить прогнозные данные по будущим списаниям, установите флаг «Рассчитывать будущие списания». Например, если по договору запланирован новый тариф на следующий месяц, и его нужно учесть при формировании документа.

      

    Флаги можно не устанавливать, чтобы не тратить время на сбор данных, если они вам не требуются.

14. Сохраните шаблон или продолжите настройку — задайте параметры группировки документов.

Группировка

Если вы формируете большое количество документов, их удобно группировать — объединять в несколько файлов. Документы объединяются в группы по количеству или по почтовому индексу. Например, так их проще распечатывать и передавать курьерам для доставки. При этом каждый документ в отдельности тоже сохраняется в системе, его можно найти, сохранить или отправить.

• Если вы будете создавать документы вручную, система предложит настройки группировки из шаблона. Их можно изменить. После формирования группы документов можно будет скачать на компьютер.

• Если для документов настроена автогенерация, система сгруппирует их согласно настройкам шаблона. Группы документов можно будет скачать на компьютер.

Чтобы настроить группировку, задайте следующие параметры.

1. В поле «Группировать» выберите, по какому признаку объединять документы.

   • «Нет» — не использовать группировку.
   • «По количеству» — разделять на группы по несколько штук. Если выбрали этот вариант, укажите количество.
   • «По почтовому индексу» — разделять на группы в зависимости от почтового индекса. Это индекс из поля «Адрес доставки счетов» в карточке абонента.

2. Укажите каталог, в который система будет сохранять сгруппированные документы.

   

3. Сохраните шаблон или продолжите настройку — задайте параметры автоматического формирования документов.

Автоматическое формирование документов

1. В блоке «Автоматическое формирование документов» выберите, для кого система ежемесячно будет создавать документы:

   • ни для кого — такой документ можно будет создать только вручную;
   • для всех;
   • для подписавшихся — документы будут формироваться только для абонентов, у которых в карточке установлен флаг «Получение счёта по электронной почте». Установить флаг может менеджер или сам абонент в личном кабинете.
   • для группы пользователей;
   • для группы учётных записей;
   

2. Сохраните шаблон.

   

Далее вы можете создавать документы по этому шаблону — как по одному, так и сразу для нескольких абонентов.