Создать и отправить документы нескольким абонентам

Вы можете включить автоматическую генерацию документов — раз в месяц система будет создавать документы согласно настройкам шаблона.

Также менеджер может создавать и отправлять документы вручную: по одному или массово. Массовое создание документов удобно, когда нужно сформировать и отправить документы сразу нескольким абонентам.

1. Создайте документы.
2. Можно сохранить или отправить их сразу после формирования.
3. Если вы не сделали этого сразу, документы можно сохранить или отправить в дальнейшем.

Сформировать документы

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Сформировать документы».

   

2. Выберите шаблон, например «Счёт» или «Акт».

3. Выберите организацию, если хотите, чтобы система формировала документы только для её абонентов.

   

4. Можно задать номера формируемых документов. Поведение системы различается в зависимости от того, указан ли в шаблоне документа шаблон автонумерации.

   • Нет шаблона автонумерации — введённое число станет номером для первого формируемого документа.

     Пример. Если указать «15», то LANBilling сгенерирует документы с номерами «15», «16» и т. д.

   • Есть шаблон автонумерации — система сформирует номер на основе указанного числа и шаблона.

     Пример. Для счетов на оплату указан шаблон автонумерации «{N}-счёт». Если номером первого документа указать «15», то LANBilling сгенерирует документы с номерами «15-счёт», «16-счёт» и т. д.

   Если не указывать начальный номер, то система присвоит его сама.

   

5. Укажите день выставления документа.

6. Задайте период — месяц, за который нужно выставить документ.

   Пример. Счёт за ноябрь 2021 года выставлен абоненту шестого декабря. В этом случае дата выставления — это 06.12.21, а период — это ноябрь 2021.

   

7. Группировка нужна, чтобы разделить сформированные документы по определённому признаку. Например, по почтовым индексам, чтобы быстро распечатать документы для абонентов, проживающих в одном районе, и передать их доставщику.

   Если группировка настроена в шаблоне, значение подставится в поле автоматически. Вы можете изменить его вручную.

   • «Нет» — не использовать группировку.
   • «По количеству» — разделять на группы по несколько штук. Если выбрали этот вариант, укажите количество.
   • «По индексам» — система разделит документы по почтовым индексам, указанным в карточках абонентов.

   Если вы используете группировку, в системе сохранятся как группы, так и каждый документ в отдельности.

   

8. Выберите, для кого нужно сформировать документы:

   • для всех абонентов;
   • для участников определённой группы;
   • для всех, кроме участников определённой группы;
   • для одного абонента.

   Обратите внимание: документы не сформируются для тех пользователей, к которым у менеджера нет доступа. Например, менеджер формирует документы для всех абонентов, но в его роли есть доступ только к группе «Абоненты Иваново». Система создаст документы только по данным абонентов из этой группы.

   

   Если вам не хватает стандартных критериев, используйте расширенный поиск. Включите флаг «Расширенный поиск», выберите шаблон либо создайте новый.

9. Нажмите «Сформировать».

   

Система начнёт генерировать документы. Если их много, то этот процесс может занять несколько минут. Генерация выполняется в фоновом режиме — в это время вы можете продолжать работу в LANBilling.

Прогресс отображается в столбце «Статус». Чтобы обновить состояние, нажмите . Кроме того, можно включить автоматическое обновление — система будет актуализировать статус раз в десять секунд.

Пока LANBilling не закончил создавать документы, вы можете отменить генерацию. Для этого кликните .

Когда система создаст все документы, полоса состояния станет зелёной.

Чтобы абонент мог посмотреть документы в личном кабинете, настройте их видимость.

Дальнейшие действия

Нажмите , чтобы открыть список сформированных документов.

Порядок действий отличается в зависимости от того, сгруппированы ли они.

Не сгруппированы

1. Отметьте строки и выберите действие.

   

   •  — сохранить на компьютер.

   •  — выгрузить в систему ЭДО. Для этого предварительно нужно:

     • настроить интеграцию с ЭДО;
     • выбрать способ доставки счетов «ЭДО» в карточке абонента.

   •  — отправить на электронную почту. Для этого предварительно нужно:

     • задать параметры сервера исходящей почты;
     • указать адрес электронной почты в карточке абонента.

Cгруппированы

Сгруппированные документы можно только скачать на компьютер. В открывшемся окне кликните напротив группы.

С каждым документом из группы можно работать и отдельно. Например, его можно найти, сохранить или отправить.